Das Meldesystem mit WhistlePoint realisiert eine ausgelagerte interne Meldestelle für Ihr Unternehmen.
Mit WhistlePoint erhalten sie ein digitales Hinweisgeber-System mit rechtlicher Expertise, welche alle eingehenden Hinweismeldungen rechtskonform betreut.
Hinweisgeberplattform unter Verwendung einer zertifizierten Whistleblower Software
Das Meldesystem mit WhistlePoint realisiert eine ausgelagerte interne Meldestelle für Ihr Unternehmen. Mit WhistlePoint erhalten sie ein digitales Hinweisgeber-System mit rechtlicher Expertise, welche alle eingehenden Hinweismeldungen rechtskonform betreut.
WhistlePoint bietet für Ihr Unternehmen eine digitale Hinweisgeberplattform unter Verwendung einer zertifizierten Whistleblower Software, die hochsicher und datenschutzfreundliche ist. Durch die Ende-zu Ende- Verschlüsselung (E2EE) und Umsetzung von Privacy by Design wird ein Höchstmaß an Datenschutz und Datensicherheit bei der Kommunikation über die Meldeplattform gewährleistet. Die Speicherung aller Daten in Frankfurt garantiert eine vollständige DSGVO und Schrems II Konformität. Die digitale Hinweisgeberplattform ist ISO27001-zertifiziert, nutzt ISO27001-zertifiziertes Hosting, ist ENS-zertifiziert und ISAE3000-geprüft.
Die juristischer Begleitung der Meldehinweise Ihrer Beschäftigen oder Geschäftspartner*innen (sog. Case Management) erfolgt durch hochspezialisierte Rechtsanwält*innen, die als Compliance-Expert*innen seit Jahren beratend tätig sind.
Die Kombination mit WhistlePoint als Komplettanbieter vervollständigt die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen.
WhistlePoint lässt Sie mit den eingegangenen Meldungen nicht allein.
WhistlePoint kombiniert eine gesetzeskonforme Meldestelle mit digitalem Meldekanal und übernimmt den kompletten Service und das Management der eingehenden Meldungen. WhistlePoint fungiert für Ihr Unternehmen als ausgelagerte interne Meldestelle. Das Outsourcing erhöht die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Personen, da hierdurch Interessenskonflikte vermieden werden. Dem Vorrangprinzip der internen Meldung nach deutschem Recht wird hierdurch entsprochen.
Meldekanäle
Schriftliche und mündliche Meldung sind über WhistlePoint als digitales Hinweisgebersystem möglich. Hierzu erhält Ihr Unternehmen einen QR-Code und/ oder Link für Ihr Intranet und Ihre Website, der einen einfachen Weg zum vertraulich anonymen Meldekanal öffnet.
Persönliche Treffen mit den hinweisgebenden Personen sind auf deren Ersuchen als Folgemaßnahme für uns als Rechtsanwält*innen/ Ombudspersonen ebenso möglich, wie auch digitale Treffen im Wege der Bild- und Tonübertragung.
Verfahrensablauf mit WhistlePoint als interne Meldestelle
Übersicht zu juristisch begleitetem Case Management
Warnehmung von Missständen im Unternehmen durch Hinweisgeber
Anonyme Meldung
Erstprüfung der Meldung durch anwaltliche Betreuung
Anonymer Dialog und Sichtung von Unterlagen
Hinweiszusammenfassung mit juristischer Handlungsempfehlung
Wahlmöglichkeit
Unternehmensinterne Lösung
oder
Optional externe Lösung
Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten
Rückmeldung an den Hinweisgeber
innerhalb von 3 Monaten
Unser Service
Errichtung einer internen Meldestelle durch uns bedeutet:
Vorteile
01
Einfach und schnell
Die professionelle Führung der digitalen Meldekanäle ist ohne Implementierung in Ihrem Unternehmen/ Ihrer Kommune durch WhistlePoint möglich. Der Meldekanal kann binnen 24 h für Sie eröffnet werden.
02
Keine eigenen Ressourcen
Die komplette Fallbearbeitung erfolgt durch unsere Volljurist*innen. Diese Auslagerung an spezialisierte Rechtsanwält*innen als Compliance Expert*innen spart Ihre Ressourcen zu 100%. Schulungen eigener Fachkräfte im Umgang mit dem Aufbau des Meldekanals und den Erfordernissen zur Vertraulichkeit nach dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz sind nicht mehr nötig.
03
Technik und Recht aus einer Hand
Wir bieten einen Full Service mit der Whistleblowing Software und dem Betrieb des Hinweisgebersystems inklusive juristischer Expertise im Case Management eingehender Hinweise. Technik und Recht aus einer Hand minimieren Fehler mangels verschiedener Schnittstellen und sparen Zeit. Vertraulichkeit und Fristen können rechtssicher eingehalten werden.
04
Höchste IT Sicherheit
WhistlePoint verwendet eine zertifizierten Whistleblower Software, die hochsicher und datenschutzfreundlich ist. Durch die Ende-zu Ende-Verschlüsselung (E2EE) und die Umsetzung von Privacy by Design wird ein Höchstmaß an Datenschutz bei der Kommunikation über die Meldeplattform gewährleistet. Die Speicherung aller Daten in Frankfurt garantiert vollständige DSGVO und Schrems II Konformität. Die digitale Hinweisgeberplattform ist ISO27001-zertifiziert, nutzt ISO27001-zertifiziertes Hosting, ist ENS-zertifiziert und ISAE3000-geprüft. Um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten, werden regelmäßig Penetrationstests über Dritte durchgeführt um das Potential für Cross-Site-Script (XXS)-Attacken, SQL-Injections und sitzungsbezogene Schwachstellen gegen Cyberangriffe zu prüfen.
05
Dokumentation der Meldung
Wir erfüllen alle gesetzlichen Dokumentationspflichten für alle Meldekanäle des Hinweisgeberschutzgesetzes bis 10 Jahre unter Wahrung der Vertraulichkeit, des Datenschutzes und unseres Berufsrechts.
06
Anonymer Dialog
Eine vertrauliche oder anonyme Meldung eines Vorfalls ist ebenso möglich, wie eine zweiseitige anonyme Kommunikation nach der Einreichung.
07
Kosteneffizienz
Es besteht maximale Kosteneffizienz und Kostentransparenz durch die Paketpreise für den Betrieb des Hinweisgebersystems und die Prüfung der Hinweise. Keine weiteren Kosten entstehen für die Errichtung und Aufrechterhaltung der Meldestelle, die Stichhaltigkeitsprüfung der Hinweise und unsere konkreten Handlungsempfehlungen sowie für die Rückmeldung an die hinweisgebende Person.
08
Kostentransparenz
Bei Problemfällen ist durch optionales Hinzubuchen von spezialisierten Steuerberater*innen, Fachberater*innen im Sicherheitsbereich oder Fachanwält*innen für Spezialmaterien eine hohe Flexibilität und Transparenz zu überschaubaren Kosten möglich.
09
Verschwiegenheit
Die berufsrechtliche Verschwiegenheit für alle Inhalte und Meldungen ist gegeben. Zusätzlich genießen Unternehmen als Mandanten im Ernstfall besonderen Schutz, da es sich bei WhistlePoint um eine reguläre Anwaltskanzlei handelt.
10
Branding und Vielzahl an Sprachen
Wir fügen Ihr Logo, Ihre Markenfarbe und die Vielzahl an Sprachen Ihrer Beschäftigten in Ihren Meldekanal ein. Das schafft Vertrauen bei den hinweisgebenden Personen.
11
Unabhängigkeit
WhistlePoint fungiert für Ihr Unternehmen als ausgelagerte interne Meldestelle. Das Outsourcing erhöht die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Personen, da hierdurch Interessenskonflikte vermieden werden. Eine ausgelagerte interne Meldestelle ist ein wichtiger Bestandteil der Compliance-Strategie. Allein eine Unabhängigkeit schafft eine Attraktivität für die hinweisgebende Person, sich zuerst an die interne Meldestelle zu wenden und nicht gleich an die öffentlich externen Meldestellen.
- Beratung in sämtlichen Bereichen des Hinweisgeberschutzgesetzes
- Einleitung und rechtliche Betreuung von Folgemaßnahmen nach aufgedeckten Verstößen
- Entwicklung und Gestaltung von Betriebsvereinbarungen, Richtlinien (Compliance/ IT- Sicherheit/ Whistleblower), Datenschutzhinweiserklärungen, Geheimhaltungsvereinbarung
- Schulung von Mitarbeitenden
- Überprüfung von Veranstaltungssicherheitskonzepten, Arbeitsschutz- und -sicherheit durch unser Partnernetzwerk
- Überprüfung und Gestaltung von steuerrechtlichen Vorgängen