AGB

1. Geltungsbereich

1.1 Die nachstehenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „Meldestellen-AGB“) regeln das Vertragsverhältnis der Kanzlei Prof. Dr. Mandy Risch-Kerst (nachfolgend: „Kanzlei“) zu ihren Kunden (nachfolgend: „Kunden“).

1.2 Die Kanzlei stellt mit WhistlePoint ihren Kunden ein digitales Hinweisgebertool zur Verfügung, das diese als interne Meldestelle nutzen können zur Erfüllung der ihnen obliegenden Pflichten aus dem Hinweisgeberschutzgesetz (= Errichtung einer internen Meldestelle).

1.3 Die Meldestellen-AGB gelten für alle Verträge, welche die Registrierung für das Hinweisgebertool „WhistlePoint“ und dessen Implementierung im Intranet/ auf der Website des Kunden mithin Die Errichtung der internen Meldestelle zum Gegenstand haben.

1.4 Die Meldestellen-AGB gelten gegenüber Firmen, Kaufleuten, gewerblich handelnden Personen, juristischen Personen des Öffentlichen Rechts und öffentlich rechtlichen Sondervermögen (Unternehmen). Sie gelten gegenüber diesen Personen auch für alle künftigen Vertragsverhältnisse.

1.5 Zusätzliche oder widersprechende Vertragsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn die Kanzlei diese ausdrücklich schriftlich anerkannt hat.

1.6 Werden mit dem Kunden im Vertrag oder in einer Anlage zum Vertrag abweichende Vereinbarungen getroffen, haben diese Vereinbarungen stets Vorrang gegenüber der entsprechenden Regelung innerhalb dieser Vertragsbedingungen.

2. Vertragsschluss

2.1 Die Errichtung der internen Meldestelle erfolgt auf Grundlage eines Vertrages zwischen der Kanzlei und dem Kunden mit dienst- und werkvertraglichen Elementen (nachfolgend „Vertrag“) Wesentliche Bestandteile sind dabei das Angebot und diese Meldestellen-AGB sowie sonstige benannten Anlagen zum Vertrag.

2.2 Der Vertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande.

a) Die von der Kanzlei auf der Homepage www.whistlepoint.de (nachfolgend: „Homepage“) aufgelisteten Leistungspakete sind selbst noch kein Angebot i.S.d. § 145 BGB, sondern stellen lediglich eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots dar. Der Kunde unterbreitet der Kanzlei durch Betätigung des „Jetzt Bestellen“- Buttons auf der Homepage ein rechtsverbindliches Angebot, das die Kanzlei binnen von 14 Tagen durch Übersendung einer Bestätigung/ Rechnung annehmen kann.

b) Alternativ kann der Vertrag auch dadurch geschlossen werden, dass die Kanzlei dem Kunden auf dessen Wunsch schriftlich ein individuelles, befristetes Angebot übersendet, das dieser durch Unterschrift und Rücksendung binnen der im Angebot genannten Frist annimmt. Nach Fristablauf ist die Kanzlei berechtigt, jedoch nicht mehr verpflichtet, den Vertrag mit dem Kunden abzuschließen.

2.3 Alle Verträge und Ergänzungen zum Vertrag mit der Kanzlei bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Die Textform gilt als eingehalten, wenn die jeweilige Erklärung auf elektronischem Weg (z.B. E-Mail, Dropbox oder per Fax) übermittelt wird.

3. Leistungen der Kanzlei

3.1 Das Hinweisgebertool „WhistlePoint“ ist eine software-basierte Lösung zur Umsetzung der Vorgaben zur internen Meldestelle nach §§ 12 ff. HinSchG (nachfolgend: „WhistlePoint“). Leistung ist demnach die Errichtung und der Betrieb einer internen Meldestelle nach den gesetzlichen Vorschriften.

3.2 Die Kanzlei errichtet für den Kunden eine interne Meldestelle durch WhistlePoint mit eigenem Meldekanal und der Möglichkeit zur Implementierung im Intranet und auf der Website des Kunden durch Zurverfügungstellung eines Links/ QR-Codes. Die konkreten Leistungen richten sich dabei nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes und sind in der Vergütungshöhe an die Unternehmensgröße angepasst. Die Leistungen ergeben sich aus jeweiligen Angebot auf der Homepage.

Die Vergütung erfolgt abhängig von der Unternehmensgröße. Dabei stehen folgende Tarife zur Wahl:

a) Sondertarif: 149,- € (alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher USt.) für verantwortungsvollen Unternehmen mit bis zu 49 Mitarbeitenden, die fakultativ eine interne Meldestelle errichten wollen.

b) Standardtarif: 249,- € für kleinere und mittelständige Unternehmen und öffentliche Beschäftigungsgeber mit 50 – 249 Mitarbeitenden, die gesetzlich zur Errichtung einer Whistleblower-Meldestelle verpflichtet sind.

c) Flex-Tarif: ab 397,- € für Unternehmen und öffentliche Beschäftigungsgeber mit in der Regel mehr als 249 Mitarbeitern, auch mit mehreren Standorten, die gesetzlich zur Errichtung einer Whistleblower-Meldestelle verpflichtet
sind. Hier fallen für die Leistung 1,59 € monatlich pro Mitarbeiter an.

d) Abweichend davon kann für individuelle Tarife für Kommunen und für gemeinsame Meldestellen bei der Kanzlei ein Handout angefragt werden. Dessen digitale Übersendung ist kostenlos.

3.3 Abweichend davon kann für individuelle Rechtsberatung in Problemfällen eine Beauftragung zum Standardstundensatz erfolgen. Über diese wird eine gesonderte Mandats- und Vergütungsvereinbarung geschlossen.

3.4 Die Kanzlei versichert, dass WhistlePoint eine zertifizierte Whistleblower-Software verwendet, die sicher und datenschutzkonform ist. Sie versichert, dass Whistle-Point ISO27001-zertifiziert ist, ISO27001-zertifiziertes Hosting nutzt und ENS-zertifiziert und ISAE3000-geprüft ist. (Vgl. Anlage)

3.5 Die Kanzlei verpflichtet sich zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des HinSchG, wie z.B. der Einhaltung des Vertraulichkeitsgebots gem. § 8 HinSchG, der Dokumentationspflichten gem. § 11 HinSchG und der Verfahrensvorschriften für interne Meldestellen gem. § 17 HinSchG.

4. Vergütung

4.1 Die konkrete Vergütung ist individualvertraglich geregelt.

4.2 Die Zahlungen sind nach Zugang einer ordnungsgemäßen und prüffähigen Rechnung (jährliche Rechnungsstellung zu Beginn der Vertragsjahres) bei dem Kunden fristgemäß binnen 14 Tagen auf das Konto der Kanzlei.

Kreditinstitut: Deutsche Bank
IBAN: DE10 8207 0024 0390 5817 00

und frei von Bankgebühren zu leisten.

Die Kanzlei gewährt keinerlei Skonto, es sei denn es wird anderweitig geregelt oder seitens der Kanzlei angeboten.

4.3 Die Kanzlei kann den Beginn sowie die Weiterführung ihrer vertraglich vereinbarten Leistung vom rechtzeitigen Eingang der Zahlung abhängig machen.

4.4 Zahlungen gelten als fristgerecht eingegangen, sofern der Rechnungsbetrag innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist auf dem Konto der Kanzlei gutgeschrieben ist.

4.5 Werden Anzahlungen oder der Gesamt- bzw. Restbetrag vom Kunden nicht fristgerecht gezahlt,

a) steht der Kanzlei auch ohne weitere Mahnungen ein Anspruch auf Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu,

b) kann die Kanzlei auch ohne Mahnung die Leistung verweigern und nach Setzen einer angemessenen Frist vom Vertrag zurücktreten, sofern die Leistung noch nicht erbracht wurde.

4.6 Alle in dem Vertrag genannten Preise verstehen sich zuzüglich der zum Zeitpunkt der Fälligkeit gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer.

5. Datenschutz und Datensicherheit

5.1 Es werden zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Dies geschieht im Rahmen der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften. Die von dem Kunden zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden von der Kanzlei ausschließlich zu den sich aus dem Vertrag oder diesen Meldestellen-AGB ergebenden Zwecken unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und Telemediengesetzes (TMG) sowie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erhoben, gespeichert und verarbeitet.

5.2 Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht. Dies gilt nicht in Hinblick auf die Weitergabe an zur Vertragsdurchführung eingeschaltete Dritte im Rahmen der Vertragsabwicklung. Eine Übermittlung der Daten an zur Vertragsdurchführung eingeschaltete Dritte erfolgt ebenso nach den gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdaten-schutzgesetzes (BDSG) und Telemedien-gesetzes (TMG) sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Der Umfang der Übermittlung beschränkt sich auf das zur Vertragsabwicklung erforderliche notwendige Minimum. Die Kanzlei hat mit dem Software-Dienstleister, der die Software hinter WhistlePoint stellt, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

5.3 Der Kunde hat jederzeit die Möglichkeit, die von ihm gespeicherten Daten ändern oder löschen zu lassen. Jedoch besteht dieses Recht dann nicht, wenn deren Löschung gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Darüber hinaus besteht es nicht, wenn die Daten für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung sowie Abwicklung des Vertragsverhältnisses zwischen ihm und der Kanzlei erforderlich sind und für diese Zwecke gespeichert werden müssen. Die Datenhinweiserklärung finden Sie hier.

5.4 Die Kanzlei setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen im Sinne des Art. 32 der DS-GVO ein, um anfallende oder erhobene personenbezogene Daten zu schützen, insbesondere gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Angriff unberechtigter Personen. Die Sicherheitsmaßnahmen der Kanzlei sind entsprechend der technologischen Möglichkeiten orientiert und werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

6. Vertraulichkeit

6.1 Die Parteien verpflichten sich über Betriebes- und Geschäftsgeheimnisse sowie alle sonstigen vertraulichen Angelegenheiten der jeweiligen Partei, von der die Parteien im Rahmen dieses Vertragsverhältnisses Kenntnis erlangen, sowohl während der Dauer der Vereinbarung als

auch danach, Stillschweigen zu bewahren. Dies umfasst nicht solche Kenntnisse, die allgemein zugänglich sind.

6.2 Hinsichtlich der anwaltlichen Beratung im Rahmen von Ziffer 3.3 gilt für die handelnden Rechtsanwältinnen darüber hinaus die berufliche Schweigepflicht gem. § 43a II BRAO.

7. Widerruf

7.1 Werden für die Vertragsverhandlungen und den Vertragsschluss ausschließlich Fernkommunikationsmittel verwendet nach dem Fernabsatzgesetz, hat der Kunde das Recht, ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt 14 Tage ab dem Tag des Vertragsschlusses. Um das Widerrufsrecht auszuüben, muss der Kunde die Kanzlei mittels einer eindeutigen Erklärung, z.B. durch einen mit der Post versandten Brief, ein Fax oder eine E-Mail über seinen Entschluss, den Vertrag zu widerrufen, informieren. Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass diese Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist abgesendet wird.

7.2 Folgen des Widerrufs: Wenn der Kunde den Vertrag widerruft, hat die Kanzlei alle Zahlungen, die sie bereits erhalten hat, unverzüglich und spätestens 14 Tage ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über den Widerruf bei der Kanzlei eingegangen ist. Für die Rückzahlung wird dasselbe Zahlungsmittel verwendet, das der Kunde bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt hat, es sei denn, es wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart. In keinem Fall werden dem Kunden wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnet.

7.3 Hat der Kunde verlangt, dass mit der Einrichtung der internen Meldestelle und/ oder mit einer anwaltlichen Beratung oder Vertretung nach Ziffer 3.5 während der Widerrufsfrist begonnen werden soll, so hat er der Kanzlei für bereits erbrachte Leistungen einen Betrag zu bezahlen, der dem Wert der bis zu diesem Zeitpunkt, zu dem der Kunde die Kanzlei von der Ausübung seines Widerrufsrechts unterrichtet, erbrachten Leistungen entspricht.

Zusätzlich fällt die jährliche Lizenzgebühr für die zertifizierte Whistleblower Software gemäß dem Lizenzvertrag zwischen der Kanzlei und dem Software-Dienstleister an. Die konkrete Höhe richtet sich dabei nach dem jeweiligen Tarif und damit nach der Unternehmensgröße des Kunden und wird von der Kanzlei im Einzelfall der Höhe nach als Schaden nachgewiesen. Zusätzlich wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 500,- € fällig.

Das Widerrufsrecht erlischt vor Ablauf der Widerrufsfrist, wenn die Kanzlei auf die ausdrückliche Zustimmung hin mit der Ausführung der Leistungen begonnen hat und die Leistungen vor Ablauf der Widerrufsfrist vollständig erbracht wurden.

8. Verwendung von Materialien des Kunden

8.1 Der Kunde stellt der Kanzlei sein Firmenlogofrei von Rechten Dritter zur Verfügung, damit die Kanzlei dieses in die interne Meldestelle des Kunden einbauen kann, um Vertrauen bei der hinweisgebenden Person zu schaffen.

Der Kunde gewährleistet, dass etwaige erforderliche Rechte hierzu vorliegen.

8.2 Der Kunde hält die Kanzlei unwiderruflich von allen Ansprüchen frei, die dadurch entstehen, dass das unter Ziffer 8.1 genannte Material gegen Rechte Dritter (insbesondere Urheberrechte, Foto-/Bild- und Namensrechte, Markenrechte, Wettbewerbsrechte, Persönlichkeitsrechte) oder sonstige gesetzliche Vorschriften verstößt. Die Freistellungsverpflichtung erstreckt sich auch auf alle etwaig anfallenden Abmahn-, Gerichts- und Rechtsverfolgungskosten.

9. Haftung

a) Anwaltliche Haftung
Die Haftung der beauftragten Kanzlei für anwaltliche Leistungen wird für den Fall der Fahrlässigkeit auf einen Höchstbetrag von € 500.000,- beschränkt. Unberührt bleibt eine weitergehende Haftung der beauftragten Kanzlei und ihrer Erfüllungsgehilfen für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Wenn eine weitergehende Haftung gewünscht wird, so kann auf ausdrücklichen Wunsch und Weisung des Kunden und auf dessen Kosten eine Einzelhaftpflichtversicherung zu einer höheren Haftungssumme abgeschlossen werden. Dieses Verlangen ist schriftlich zu stellen. Es erfolgt keine steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Rechtsberatung und -gestaltung. Bei eigenmächtigen nachträglichen Änderungen durch den Kunden der von der Kanzlei erstellten Verträge (auch AGB) ohne schriftliche Zustimmung und/oder Freigabe der Kanzlei übernimmt diese keine Haftung für die Rechtswirksamkeit des/der gesamten Vertrages/AGB. Bei isolierter Rechtsprüfung und/oder Rechtsgestaltung einzelner Vertrags-/AGB-Klauseln durch die Kanzlei wird keine Haftung für die Rechtswirksamkeit des/der gesamten Vertrages/AGB übernommen, sofern die Parteien nichts Abweichendes vereinbart haben.

b) Haftung für Schäden in Zusammenhang mit der Software hinter WhistlePoint

aa) Die Kanzlei garantiert nicht, dass die Software hinter WhistlePoint fehlerfrei ist und ohne Unterbrechung funktioniert. Die Kanzlei wird jedoch dafür Sorge tragen, dass das System von dem Software-Partner der Kanzlei kontinuierlich gepflegt wird und dass Fehler im System innerhalb angemessener Zeit an den Software-Partner gemeldet werden, sodass dieser eine Behebung anstreben kann.

bb) Die Haftbarkeit der Kanzlei ist auf den direkten Schaden des Kunden beschränkt. Eine Haftung der Kanzlei für die Zerstörung oder den Verlust von Daten ist ausgeschlossen.

cc) Soweit sich aus dem Vertrag und/oder diesen Meldestellen-AGB nichts anderes ergibt, haften die Vertragsparteien bei einer Verletzung von vertraglichen und außervertraglichen Pflichten nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften. Die Kanzlei haftet insbesondere für

(a) die ordnungsgemäße Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen und

(b) die sorgfältige Auswahl und Überwachung der Leistungsträger.

dd) Auf Schadensersatz haftet die Kanzlei – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit der Kanzlei, seiner gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen. Für einfache Fahrlässigkeit der Kanzlei, seiner gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen haftet die Kanzlei nur

(a) für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, sowie

(b) für Schäden aus der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Verpflichtung, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf); in diesem Fall ist die Haftung der Kanzlei auf den Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens in maximaler Höhe der vereinbarten jährlichen Lizenzgebühr begrenzt.

ee) Die sich aus vorstehender Ziffer ergebenden Haftungsbegrenzungen gelten nicht, soweit durch die Kanzlei oder ihre Vertreter ein Mangel arglistig verschwiegen oder eine Garantie für die Beschaffenheit eines Werkes übernommen wurde. Das gleiche gilt für Ansprüche des Kunden nach dem Produkthaftungsgesetz.

10. Mitwirkungspflichten des Kunden

10.1 Das Leistungsangebot der Kanzlei erfordert ein Mitwirken des Kunden: Damit die Kanzlei ihre vertraglichen Leistungen in Übereinstimmung mit § 17 HinSchG erfüllen kann, muss eine Entscheidung über die Ergreifung unternehmensinterner oder unternehmensexterner Folgemaßnahmen i.S.d. § 18 HinSchG erfolgen. Diese Entscheidung obliegt dem Kunden. Er verpflichtet sich in Bezug auf die Entscheidungsfindung und -mitteilung zur fristgerechten Mitwirkung gegenüber der Kanzlei, damit diese wiederum im Rahmen ihrer Leistungserbringung eine fristgerechte Rückmeldung an die hinweisgebende Person tätigen kann gem. § 17 Abs. 2 HinSchG.

10.2 Der Kunde stellt die Kanzlei von jeglicher Haftung frei, die darauf beruht, dass der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nach vorstehendem Absatz nicht oder nicht fristgerecht nachgekommen ist.

11. Vertragslaufzeit und Kündigung

11.1 Der Vertrag wird mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten geschlossen.

11.2 Es kann von beiden Vertragsparteien mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Mindestlaufzeit ohne Angabe von Gründen gekündigt werden. Wird die Kündigung nicht fristgerecht erklärt, verlängert sich das Vertragsverhältnis automatisch um weitere 12 Monate.

12. Schlussbestimmungen

12.1 Das Vertragsverhältnis unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Erfüllungsort für alle Ansprüche aus dem Vertrag ist Berlin. Sofern gesetzlich kein anderer zwingender Gerichtsstand begründet ist, wird Berlin als Gerichtsstand vereinbart.

12.2 Änderungen oder Ergänzungen des Vertrages/der AGB sowie etwaiger Anhänge bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Dies gilt auch für die Abbedingung des Textformerfordernisses.

12.3 Sollten einzelne Klauseln dieser AVB unwirksam sein oder werden, so werden sie durch die gesetzliche Regelung ersetzt, von der sie abweichen.

Stand: September 2023